一、立卷归档
1、委机关各项工作活动中形成的、具有保存价值的文件材料，均属于归档范围，具体包括收发文件、电报、会议文件、内部文件、会议记录、电话记录、机关编印的刊物原稿和印本、图表、簿册以及照片、录音带、录像带等。
2、各部（室）须在每年6月底前，将上年度归档文件材料整理规范，填写档案移交清册一式两份，连同有关资料，向办公室移交归档。交接双方须清点核对签字。
3、归档文件材料，应根据规定进行分类整理，按次序排列编号，按要求写好封面，注明保管期限；凡归档的文件材料，字迹要清楚，签署要完备，不允许用铅笔、圆珠笔和复写纸等材料书写。
二、管理维护
1、机关档案原则上由办公室实行集中统一管理。
2、档案管理人员要切实维护档案的完整与安全，定期检查，发现问题及时报告，妥善解决。
3、定期对档案进行鉴定，对于超过保管期限、失去保管价值的档案，要按照有关规定该销毁的及时销毁，该移交县档案局的，经委领导同意后及时移交。
三、借阅利用
1、做好档案查阅和利用工作，编写机关组织沿革、大事记、发文汇集、基础数字汇编、档案利用、效果实例汇编等档案资料。根据需要可编制专题文件目录、案件目录等检索工具、统篡各种参考资料和档案文件汇集。
2、严格执行档案借阅审批手续，本机关工作人员查阅档案，须经办公室主任批准后方可查阅；外单位工作人员查阅档案，须经秘书长批准方可查阅；查阅常委会议、常委民主生活会记录，须经书记或分管副书记批准。本机关工作人员因工作需要借阅档案时，须经秘书长批准方可借阅。批准外借的档案，档案人员要积极催办，及时收回。
3、对本机关档案的收进、移出、保管利用、销毁等情况，应准确统计、明确记载。
四、保密安全
认真贯彻执国家《保密法》。不得随意借出档案，不得增删涂改、勾划卷内材料，确保档案的完整与真实。不得随便谈论含有机密的档案内容。认真审查利用者的查（借）阅手续，手续不完备者，档案管理员不得提供查（借）阅。档案管理人员要落实防火、防盗、防泄密责任，确保消防安全和保密安全措施到位，确保档案库房安全保险，万无一失。
代县纪委监委档案管理制度